5 claves para elegir una sala de reuniones perfecta para tu equipo de trabajo

La sala de reuniones perfecta es aquella que reúne todas las condiciones necesarias para que los encuentros entre los miembros del equipo de trabajo se desarrollen con la máxima comodidad. Esto incluye elementos tan variados como la climatización o la dotación tecnológica. ¿Cómo podemos saber, entonces, cuál es la más adecuada en cada caso concreto?

Cuáles son las claves para elegir una sala de reuniones

Una reunión en una sala adecuada puede marcar la diferencia. Si la gente no está cómoda, querrá marcharse rápidamente y no prestará atención a los temas que se comenten durante el encuentro. Por el contrario, si el ambiente es agradable y todo el mundo se siente a gusto, aumentarán los niveles de concentración y atención.

Dimensiones de la sala

Lo primero que hay que valorar es el espacio disponible para realizar la reunión. No necesariamente tiene que ser enorme, depende mucho del número de personas que vayan a acudir al encuentro y de la equipación que haga falta.

En líneas generales se estima que un espacio cómodo es aquel que garantiza unos 2 metros cuadrados por cada persona. Por tanto, si vamos a convocar a un equipo de cinco personas, hace falta una sala de 10 metros cuadrados.

El mobiliario

Las salas de reuniones modernas suelen tener un estilo más minimalista en cuanto a su decoración. Sin embargo, el mobiliario y la disposición del mismo juegan un papel esencial en la comodidad de los asistentes.

La disposición de la mesa y las sillas influyen en cómo se sentirá cada persona. Hay mesas con un sitio presidencial, aptas para una reunión más jerarquizada. Pero también se pueden colocar las mesas y las sillas en “U” para crear una mayor sensación de igualdad en el equipo.

Forma de acceso

Las salas de reuniones equipadas con la última tecnología transmiten mejores sensaciones a los asistentes. Un ejemplo práctico es el uso de cerraduras electrónicas. Estas permiten hacer un mejor control del acceso y además, dejan que cada usuario pueda entrar directamente a la sala cuando llegue, sin necesidad de tener que esperar a que nadie le abra la puerta.

Equipamiento

El equipamiento de la sala de reuniones es otra cuestión a tener en cuenta. Lo que se necesita variará en función del tipo de encuentro a realizar. En algunos casos hará falta un proyector, en otros una pizarra blanca, o un buen equipo de sonido.

Además del equipamiento más tecnológico, hay una serie de dotaciones que son imprescindibles, destacando entre ellas una buena iluminación (natural y artificial) y un buen sistema de climatización.

Espacios informales

Si se prevé que la reunión sea larga, la sala debería contar también con un espacio más informal. Un área en la que poder hacer descansos y relajarse charlando o tomando un café. Lee nuestro artículo sobre las claves para lograr buen ambiente de trabajo.

La sala de reuniones escogida tiene una influencia directa en la imagen que transmite la empresa, da igual si es un encuentro entre empleados o entre la compañía y un posible cliente. Por tanto, es especialmente importante hacer una buena elección de la misma y asegurarse de que dispone de todo lo necesario para que el encuentro sea lo más exitoso posible.

‍