¿Cómo sincronizar el calendario de Airbnb y Booking.com? Guía en 2023

Si eres anfitrión primerizo es normal que te preguntes ¿cómo sincronizar el calendario de Airbnb con Booking? ¿Y con HomeAway?

Tener vinculados los calendarios es el primer paso para evitar situaciones embarazosas, como el overbooking o... las cancelaciones de reservas por falta de disponibilidad. Es una de las mayores preocupaciones de los profesionales de la gestión de apartamentos turísticos.

Configuración del calendario de Airbnb

Airbnb pone a tu disposición varias opciones de disponibilidad de calendario para tu alojamiento. El asistente de configuración es muy intuitivo: basta con contestar algunas preguntas sobre tu experiencia previa alquilando alojamientos o el tiempo que necesitas para preparar el check-in.

De esta forma, Airbnb te propondrá la opción más recomendada para tu situación. Recuerda que siempre podrás modificar en el futuro estas opciones –¡de hecho, es recomendable que lo hagas!

El objetivo de configurar el calendario de Airbnb y sincronizarlo con el de Booking o HomeAway es evitar las cancelaciones . Como comentábamos al principio, las cancelaciones impactan negativamente en tu reputación como anfitrión.

Establece un tiempo de antelación mínimo en el que puedan reservar

Esto depende de tu situación como anfitrión: hay personas que tienen tiempo de reacción suficiente para aceptar reservas inmediatas en el mismo día. Otras, por el contrario, necesitan dos o tres días de aviso para preparar el alojamiento.

Recuerda que si estableces que las reservas deben realizarse con al menos 2 días de antelación, dispondrás de más tiempo para preparar la llegada de tus huéspedes, pero perderás la posibilidad de confirmar estancias de última hora.

Establece un tiempo de antelación máximo en el que se puedan reservar

Es la inversa del campo anterior. Debes marcar como disponibles solo las fechas en las que puedas alojar para evitar cancelar reservas o rechazar huéspedes.

Establece un número de noches mínimo y/o máximo

Cuanto más cortas sean las reservas, más tendrás, pero también tendrás que poner el alojamiento a punto más a menudo.

Sincronizar el calendario de Airbnb con Booking o HomeAway

Existen diversas opciones para lograr de los calendarios de Airbnb y Booking.com sincronización, cada una con sus ventajas y desventajas.

Google Calendar e iCal

Esta es una opción común y fácil de usar para la sincronización de calendarios. Tanto Airbnb como Booking.com admiten la exportación e importación de calendarios a través de iCalendar. Básicamente, puedes obtener el enlace del calendario de una plataforma y agregarlo a la otra. Cada vez que se haga una reserva en una de las plataformas, se reflejará automáticamente en la otra mediante este enlace.

Ventajas:

• Sencillez: Configurar la sincronización a través de iCalendar es relativamente simple. Solo se necesita copiar y pegar enlaces.
• Accesibilidad: Ambas plataformas admiten iCalendar, lo que facilita la integración.
• Gratuidad: No hay costos asociados, ya que es una función nativa de las plataformas.

Desventajas:

• Sincronización no inmediata: Las actualizaciones pueden tardar en reflejarse en el otro calendario, lo que podría causar conflictos si las reservas se realizan simultáneamente en ambas plataformas.
• Limitaciones de funcionalidad: No ofrece otras funcionalidades de gestión avanzada, como actualización de tarifas o automatización de mensajes.

¿Cómo se hace?

1. Accede a tu cuenta en Airbnb:
2. Dirígete a la sección de "Calendario" de tu propiedad.
3. Obtén el enlace del calendario:
4. Busca la opción para exportar el calendario en formato iCalendar. En Airbnb, puedes encontrarlo en la sección de Configuración del Calendario.
5. Copia el enlace iCalendar:
6. Selecciona y copia el enlace proporcionado por Airbnb.
7. Accede a tu cuenta en Booking.com:
8. Dirígete a la sección de "Calendario" o "Disponibilidad".
9. Importa el enlace en Booking.com:
10. Busca la opción para importar un calendario externo y pega el enlace iCalendar que copiaste desde Airbnb. Guarda los cambios.
11. Verifica la sincronización:
12. Realiza una reserva de prueba en una de las plataformas y verifica que se refleje automáticamente en el calendario de la otra plataforma.

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Puedes repetir el mismo proceso para sincronizar los calendario de Booking y HomeAway con Google Calendar.

Channel Manager

Los gestores de canales son herramientas específicamente diseñadas para la gestión de propiedades en múltiples plataformas. Estas herramientas ofrecen una sincronización automática de calendarios, tarifas y disponibilidad entre Airbnb, Booking.com y otras plataformas de alquiler vacacional. Ejemplos de gestores de canales incluyen MyAllocator, Rentals United, y SiteMinder, entre otros. Estos sistemas permiten administrar todas las reservas desde una única interfaz.

Ventajas:

• Sincronización en tiempo real: La sincronización es casi instantánea, reduciendo significativamente el riesgo de reservas duplicadas.
• Gestión centralizada: Permite administrar múltiples plataformas desde una sola interfaz.
• Automatización avanzada: Además de la sincronización, muchos gestores de canales ofrecen actualización de tarifas, disponibilidad y funcionalidades de gestión avanzadas.

Desventajas:

• Costo asociado: Algunos gestores de canales pueden tener tarifas mensuales o comisiones por reserva.
• Curva de aprendizaje: La configuración inicial puede ser compleja y requiere tiempo para familiarizarse con la plataforma.
• Dependencia de terceros: Si hay problemas técnicos con el gestor de canales, la sincronización podría verse afectada.

¿Cómo se hace?

1. Regístrate en un gestor de canales:
2. Elige un gestor de canales como MyAllocator, Rentals United o SiteMinder y crea una cuenta.
3. Vincula tus propiedades:
4. Agrega tus propiedades de Airbnb y Booking.com a la plataforma del gestor de canales.
5. Configura la sincronización:
6. Sigue los pasos proporcionados por el gestor de canales para autorizar el acceso a tus cuentas de Airbnb y Booking.com. Establece la sincronización de calendarios y cualquier otra configuración necesaria.
7. Verifica la sincronización:
8. Realiza una reserva de prueba en una de las plataformas y verifica que se refleje automáticamente en el calendario de la otra plataforma dentro del gestor de canales.

Sync.Rentals

La opción gratuita para sincronizar el calendario de Airbnb con Booking se llama Sync.Rentals. Para hacerlo sigue lo siguiente:

1. Ve a la opción de Exportar calendario en tu cuenta de anfitrión de Airbnb.
2. Copia la URL de Airbnb.
3. Regístrate en Sync.Rentals y añade esa URL en la plataforma.
4. Copia la URL de Sync.Rentals e impórtala en la cuenta de Airbnb.

Sistemas de Gestión de Propiedades (PMS)

Ventajas:

• Funcionalidades completas: Ofrecen una gama completa de herramientas para la gestión de propiedades, incluyendo sincronización de calendarios, gestión de reservas, comunicación con huéspedes y más.
• Automatización integral: Permiten automatizar gran parte del proceso de gestión.
• Soporte técnico: Suelen contar con un soporte técnico robusto para resolver problemas rápidamente.

Desventajas:

• Costo más elevado: Los PMS suelen tener tarifas mensuales más altas debido a sus funciones completas.
• Curva de aprendizaje: Al igual que los gestores de canales, puede llevar tiempo familiarizarse con todas las funcionalidades.
• Dependencia del proveedor: Si el proveedor experimenta problemas técnicos, puede afectar la gestión de todas las propiedades vinculadas.

¿Cómo se hace?

1. Elige un PMS:
2. Selecciona un sistema de gestión de propiedades como Guesty, Tokeet o Hostaway.
3. Regístrate y agrega propiedades:
4. Crea una cuenta en el PMS e ingresa la información de tus propiedades en Airbnb y Booking.com.
5. Configura la sincronización:
6. Sigue las instrucciones proporcionadas por el PMS para autorizar el acceso a tus cuentas en las plataformas de alquiler vacacional. Configura la sincronización de calendarios y otras funcionalidades según tus preferencias.
7. Verifica la sincronización:
8. Realiza una reserva de prueba en una de las plataformas y verifica que se refleje automáticamente en el calendario de la otra plataforma dentro del sistema de gestión de propiedades.

Optimizar el calendario

Una vez hayas sincronizado el calendario de Airbnb con Booking y HomeAway, no debes quedarte de brazos cruzados.

¿Estás perdido a la hora de cómo utilizar las reservas de noche mínimas de tu apartamento turístico? ¿Tienes un apartamento turístico con varios anuncios y te preocupas por bloquear rápidamente la disponibilidad de uno cuando te reservan?

Ahora toca aplicar estos tips para optimizar el calendario de Airbnb y aumentar tus reservas.

Hacer descuentos para que tus huéspedes reserven más noches

Cerca del 50% de los anfitriones de Airbnb utilizan la opción de reserva mínima en la disponibilidad de sus apartamentos turísticos. De hecho, el mínimo de dos noches es el más popular: es ahí cuando, utilizando los gastos de limpieza de Airbnb alcanzas una rentabilidad óptima –¡ten en cuenta tus costes de checkin y checkout!

Pero tener un mínimo bajo –como los dos días–, puede ser perjudicial para tu calendario de Airbnb. Imagina que un huésped reserva dos noches en medio de una semana (por ejemplo, martes y miércoles). En ese momento, pregúntale primero si ya ha reservado el transporte, y si la respuesta es negativa, ofrécele que extienda su estancia (al lunes o hasta el jueves, en nuestro ejemplo) a cambio de un gran descuento en esos días. Te sorprenderá la cantidad de huéspedes que aceptan la oferta. Es beneficio para todos: huéspedes más contentos; mayor duración de la reserva y menores costes de checkin para ti.

Minimiza los “períodos sandwich” y optimiza el calendario de Airbnb

Eliminar la reserva mínima en ese período

Algo que puedes hacer para optimizar el calendario de Airbnb cuando alguien te ha reservado en mitad de la semana, es eliminar la reserva mínima durante esa semana y aceptar estancias de una noche.

Optimiza los precios

La anterior es una medida que puedes tomar una vez ya te han reservado en mitad de la semana. Sin embargo, puedes optimizar los precios para tratar de minimizar los períodos sándwich. El peor de los casos es que te reserven tres huéspedes: uno de lunes a martes, otro de martes a jueves y otro para el fin de semana –¡tienes tres checkins en una semana!

Puedes alinear el precio con tus costes para atraer huéspedes con reservas de semanas completas. ¿Cómo? Fijando precios diferentes para cada día. Cambia los precios teniendo en cuenta que si alguien reserva la semana entera, el precio medio diario sea el mismo que cuando tenías el mismo precio por noche.

Por ejemplo: imagina que tu apartamento turístico tiene un precio de 100€ por noche y tu semana va de lunes a viernes. Entonces, fija en 85€ las noches del lunes y el viernes, 100€ las del martes y jueves y 130€ la del miércoles. Verás que la media de la semana son 100€ –como antes–, pero solo para los que reservan la semana completa. Esto va en consonancia con el primer consejo, el de ofrecer descuentos jugosos a tus huéspedes si amplían la estancia.