Partes de entrada y registro de viajeros

En el post de hoy te contamos qué son los partes de entrada y el libro-registro de viajeros. Mantener actualizados estos dos documentos en cada alojamiento turístico que gestiones es fundamental para estar al tanto con la legislación.

¿Se puede firmar el parte de entrada de viajeros de forma telemática? ¿Qué documentos tengo que solicitar al huésped durante el check-in? ¿Qué plazos tengo para conseguir la firma? ¿Mis huéspedes internacionales también están obligados a formar parte del libro-registro? ¿Cuánto tiempo tiene que custodiar el anfitrión los documentos?

Hoy hablaremos sobre qué es el parte de entrada de viajeros y cómo se relaciona con el libro-registro de tu alojamiento turístico o Airbnb en 2023. Además, hablamos sobre los requerimientos legales que pide las diferentes administraciones. En concreto las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad (Policía, Guardia Civil, Ertzaintza, Policía Foral o Mossos d'Esquadra. Finalmente te contaremos qué métodos existen para cumplimentar estos documentos para el check-in de viajeros.

Partes de entradas de viajeros

El Real Decreto 933/2021 ha establecido nuevas obligaciones en 2023 para el registro de viajeros que incluyen la solicitud de ciertos datos de los huéspedes.

El parte de entradas de viajeros es un documento que recoge información tanto del alojamiento turístico como del huésped o viajero. Los responsables que están sujetos a la obligación deberán mantener un registro electrónico que contenga los datos especificados en el Anexo I del Real Decreto 933/2021. En concreto, debe contener:

Datos de la empresa arrendadora:

• Nombre o razón social del titular
• CIF o NIF
• Municipio
• Provincia
• Teléfono fijo y/o móvil
• Dirección de correo electrónico
• Web de la empresa
• Url para identificar el anuncio

Datos del establecimiento:

• Tipo de establecimiento
• Denominación
• Dirección completa
• Código postal
• Localidad y provincia

Datos de los viajeros en el parte de entrada:

• Nombre o razón social
• Primer apellido
• Segundo apellido
• Sexo
• Numero de documento de identidad
• Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE, NIF)
• Nacionalidad
• Fecha de nacimiento
• Lugar de residencia habitual
  – Dirección completa
  – Localidad
  – País

• Teléfono fijo
• Teléfono móvil
• Correo electrónico
• Número de viajeros
• Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad)

Datos de la transacción:

• Datos del contrato
  – Número de referencia
  – Fecha
  – Firmas

• Datos de la ejecución del contrato
  – Fecha y hora de entrada
  – Fecha y hora de salida

• Datos del inmueble
  – Dirección completa
  – Número de habitaciones
  – Conexión a Internet (si/no)

• Datos del pago
  – Tipo (efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia...)
  – Identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros
  – Titular del medio de pago
  – Fecha de caducidad de la tarjeta
  – Fecha del pago

Libro-registro de apartamentos turísticos

Por su parte, el libro-registro de apartamentos turísticos es la compilación de los partes de entrada ordenados de forma correlativa en paquetes de entre 100 y 500. En otras palabras, una colección de entre 100 y 500 partes de entrada es el libro-registro. ¿Fácil, verdad?

El libro-registro debe custodiarse durante al menos tres años desde la fecha del último parte de entrada del libro. Las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad pueden solicitártelo como anfitrión en cualquier momento.

Cómo hacer el parte de entrada y libro-registro de viajeros

En esta sección entramos en materia para contarte cómo hacer el parte de entrada de viajeros –y completar el libro-registro, claro–. Antes, veamos qué nos dice la normativa sobre registro de viajeros:

1. Los impresos de partes de entrada de viajeros se ajustarán al modelo del Anexo y serán confeccionados por los establecimientos.
2. Los establecimientos podrán cumplimentar los impresos de partes de entrada por procedimientos manuales o por procedimientos informáticos, pero el viajero deberá firmar dicho parte de manera inexcusable.

En definitiva: el anfitrión es el responsable de solicitar la información del parte de entrada al viajero o huésped (incluyendo la firma) ya sea de forma presencial o telemática.

Modelo de parte de entrada de viajeros en PDF

La forma clásica de hacer el parte de entrada de viajeros es a mano. Imprimes el modelo de parte, lo completas con los datos pertinentes y se lo das a firmar a tu huésped. 

Una vez tienes completado el parte de entrada, hay que comunicárselo a la Policía Nacional o Guardia Civil (o las autonómicas –que son quienes tienen la competencia en esta materia) en un plazo de 24h siguientes a la llegada del huésped. Hay 4 formas de entregar los partes de entrada de viajeros a la policía:

1. Presentar directamente o enviarlo por correo dos copias de la hoja-registro. Una copia irá para la policía y otra se devuelve sellada al establecimiento.
2. Enviar por fax el registro de viajeros
3. Entregar los dispositivos físicos (CD, memorias USB, etc.) que contengan esos documentos sellados en dependencias policiales.
4. Transmitir ficheros con los partes de entrada a través de Internet.

Webpol o E-Hotel

Webpol o E-Hotel es una plataforma de la Dirección General de la Policía que permite registrar viajeros, un proceso obligatorio que deben cumplir los gestores de apartamentos vacacionales. Están obligados a identificar y a comunicar a las autoridades sobre la entrada de huéspedes que tengan una edad superior a los 16 años.

Para ello, se confecciona lo que se denomina como un Libro de Registro de Viajeros y debe comunicarse la entrada del huésped en las 24 hora siguientes después del check-in. Este registro debe ser comunicado a la Guardia Civil, la Policía Local o a la nacional.

¿Y por qué es tan importante hacerlo? Si no se cumple con el proceso de identificación, los gestores de alojamientos vacacionales se exponen a pagar sanciones importantes que van desde los 600€ hasta 30.000€, según lo estipulado en la Ley Orgánica 4/2015. El precio de la sanción variará en función de si se considera una falta leve o grave.

¿Cómo se debe hacer el registro de viajeros en Webpol?

Como ya hemos comentado, el gestor de apartamentos está obligado a confeccionar un registro de viajeros que estará integrado por huéspedes mayores de 16 años –en algunas comunidades autónomas, también se deben incluir los menores de esta edad–.

Este registro se llevará a cabo usando un formulario oficial con referencia INT/1922/2003. Se puede descargar de manera online, rellenarlo e imprimirlo, a través de este enlace del Ministerio.

Los datos que se obtengan en el registro deberán quedar almacenados por el gestor, pero también tendrán que ser transmitidos a la policía. Antes de ello, habrá que darse de alta en la comisaría que corresponda dependiendo de la ubicación del alojamiento.

¿Qué hace falta para que el gestor haga el alta Webpol?

Hay que tener presente que esta solicitud tan solo se puede cursar de manera presencial, y que hay que aportar los siguientes documentos:

• Documento de identificación: DNI o equivalente, o bien, si procede, bastará con una autorización de representación.
• Declaración responsable de actividad: será la misma copia que se haya presentado en Turismo.
• Escrituras, notas simples o contratos.

¿Cómo se entrega el parte del viajero?

Hay 4 maneras de entregar los partes:

• 👮 De manera presencial: se hará en comisaría y habrá que llevar 2 copias del registro.
• ✉️ Por Correos: tan solo se podrá entregar por Correos en el caso de que residamos en un municipio que no tenga ninguna delegación policial.
• 📠 Por fax: ¿En serio alguien sigue usando el fax a parte de Paquita Salas?
• 💻 Vía telemática: a través de la plataforma Webpol, que permite enviar los datos online.

¿Cuánto tiempo se debe conservar el Libro de Registro de Viajeros?

Cada libro de Registro puede tener un mínimo de 100 páginas y un máximo de 500 antes de empezar con el siguiente. Deben conservarse obligatoriamente durante 3 años, contando desde la fecha de emisión del último parte.

El propietario o la empresa gestora tendrá que conservar los partes de manera física, no solo de forma digital.

Apps para partes de entrada de viajeros

Para la cuarta forma de entregar el parte de viajeros –online–, debes usar los sitios web de la policía (e-Hotel) o la Guardia Civil (Hospederías). ¿Es una pesadilla utilizarlos? ¡Efectivamente! La interfaz y la experiencia de usuario es horrible.

Por eso se han popularizado tanto las apps para hacer el parte de entrada de viajeros y el libro-registro. ¡Te lo contamos todo sobre ellas en el siguiente apartado!

Estas aplicaciones permiten agilizar la entrega de partes de viajeros así como la recogida de los datos (utilizando los de la reserva) y la custodia en la nube del libro-registro.

La mayoría de estas apps funcionan de una forma muy similar:

1. Se envía un enlace al huésped para que utilice la cámara de su móvil para escanear su documento identificativo y le hace firmar en la pantalla.
2. La app procesa esos datos y convierte las imágenes en texto. Esa información se vuelca automáticamente para completar el parte de entrada.
3. Una vez se completa el parte de entrada se almacena en la nube, confeccionando un libro-registro.

Por ejemplo, la cerradura inteligente Raixer te permite abrir puertas a distancia y también automatizar la gestión de Check-in ofreciendo el servicio de registro de viajeros (previo a la llegada) y el posterior envío automático a la Policía (el día de llegada).

Parte de entrada y registro de viajeros, en resumen

Cumplimentar el parte de entrada y llevar al día el registro de viajeros es una tarea pelín costosa en cuanto a tiempo. Sin embargo, existen apps y soluciones tecnológicas que te ayudarán con la parte burocrática. En resumen:

• La firma de los partes de entrada de huéspedes es obligatoria, además de otra información sobre ellos.
• El parte de entrada debe rellenarse como máximo en las 24 horas siguientes al check-in del huésped.
• El anfitrión debe custodiar en paquetes de 100 o 500 los partes de entrada. Ese documento se conoce como libro-registro.

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