Control del horario de empleados: ¿cuál es el mejor método para una empresa?

Llevar un control de la entrada y salida de los empleados en sus jornadas laborales, al igual que contabilizar sus horas extraordinarias, adquirió carácter obligatorio en 2019; desde entonces, se han ido desarrollando distintos sistemas de control horario para empleados, que buscan ofrecer el máximo nivel de automatización posible.

Control del horario laboral de los empleados de una empresa

El control de horarios en las empresas consiste en mantener un registro de las jornadas laborales, desde su inicio hasta su fin, de cada uno de los empleados de la organización; en este registro también se incluyen las horas extras, los descansos y las ausencias por vacaciones. La publicación del Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo confirmó la obligatoriedad de registrar y custodiar dicho control de horas trabajadas.

Hay dos motivos principales (y relacionados entre sí) para el control de horarios en las empresas: los ingresos por cotizaciones de la Seguridad Social y la protección de los trabajadores.

Con esta regulación, se busca que los empleados coticen por todas las horas trabajadas, al mismo tiempo que la Seguridad Social recauda las cuotas correspondientes a dichas horas: sin ir más lejos, se calcula que en 2020, en España, más de la mitad de las horas extraordinarias realizadas se quedaron sin pagar.

Además, estos registros han de ser custodiados durante cuatro años por las empresas, y estar a disposición de las autoridades laborales, los empleados y los sindicatos; quienes no cumplan con esta norma se exponen a multas de entre 600 y 6.000 euros, aproximadamente.  

Mejores sistemas para el control horario de los trabajadores

Sistemas manuales

Es la forma clásica de llevar un control de horas en el trabajo: para ello, tiene que haber alguna persona o departamento dedicado a registrar cada entrada y salida de forma manual, a través de algún soporte físico o de alguna hoja Excel.

La mencionada normativa no especifica el formato en el que las empresas deben realizar y custodiar estos registros horarios, por lo que este sistema suele ser elegido por empresas con pocos empleados y con escasos recursos tecnológicos.

Sistemas de identificación

La manera más extendida de llevar el control horario es con la intervención de los propios empleados, quienes fichan sus entradas y salidas valiéndose de algún método de identificación, como una tarjeta de acceso, la huella dactilar o a través de una aplicación localizada en la intranet de la empresa o en sus smartphones.

De forma análoga a los métodos manuales, este sistema requiere de la proactividad del empleado para ser preciso al 100 %.

Sistemas automatizados

Esta idea se basa en un controlador de horarios digital, que asocie automáticamente el fichaje con las entradas y salidas del empleado en el centro de trabajo, sin requerir una acción adicional por su parte.

Raixer Oficinas se compone de un sistema de cerradura electrónica vinculado a una aplicación, de tal modo que valida el acceso de cada empleado al entrar o salir del trabajo, y lo asocia al sistema de fichajes.

El mejor sistema para llevar el control horario de los empleados será siempre el que menor intervención manual requiera por parte de la empresa o de los propios trabajadores, con la finalidad de ajustarse a la base jurídica que lo regula.

‍