7 maneras eficaces de mantener la contabilidad de tu alquiler turístico

7 maneras eficaces de mantener la contabilidad de tu alquiler turístico

Las necesidades de contabilidad de los hoteles y servicios de alquiler turístico son diferentes a cualquier otro sector comercial. ¿Por qué? Por el hecho de que sin duda la satisfacción del huésped es fundamental en contabilidad, como parte operacional del negocio. Llevar un buen control te evitará problemas inesperados, y asegurará tu eficacia y rendimiento. Maximiza tus resultados, cuida tu reputación de marca y mejora la satisfacción de tus clientes, proveedores y personal con estas claves. Aquí te contamos 7 maneras eficaces de mantener la contabilidad de tu alquiler turístico.

1. Automatiza procesos al máximo

Es posible que a día de hoy tu contabilidad de tu alquiler turístico o empresa hotelera se esté viendo afectada por un gasto innecesario o tareas que están restando eficacia al personal. Si cuentas con una buena herramienta y dinámica, que te reporte la máxima productividad, podrás asegurar un rendimiento excelente. 

Funcionar con la agenda de todo tu equipo llena te impedirá ver oportunidades, adelantarte a problemas y maximizar la productividad de forma sostenible. Por ello, lo importante es apoyarte en la tecnología todo lo que sea posible.

Necesitas reservar horas para atender a clientes, para resolver potenciales incidencias, para trabajar en la relación interpersonal de tus trabajadores y por supuesto para el marketing, la innovación y la gestión de crisis. 

Por ello, conviene contar con sistemas que permitan tener una visión global e integrada del negocio, mejorar la agilidad de los procesos y demás. Por ejemplo, ¿crees que hay reuniones que pueden resolverse con un email semanal? También es posible que algunos emails puedan evitarse con el uso de algún programa de gestión de tareas o con una dinámica más ágil de comunicación interna.

Si quieres evitar los problemas inherentes a la gestión de llaves, puedes instalar la cerradura inteligente Raixer que te permite controlar los accesos de tus huéspedes, personal y visitas desde la nube.

2. Lleva un buen control de stock

Tanto si se trata de gestionar el alojamiento, como si necesitas controlar los alimentos que tiene la nevera de cada inquilino, las toallas, sábanas o suministros de limpieza, tienes que tener un sistema práctico de gestión que te dé la profesionalidad necesaria. Todos estos aspectos influyen en la experiencia del huésped, y marcarán la diferencia en su experiencia final, en la reputación de tu marca y en la tasa de recontratación.

Hay programas informáticos que incluyen gestión de stock, desde un TPV básico hasta softwares más avanzados como Salesforce por ejemplo. Lo importante es que escojas una metodología ágil que te permita llevar una gestión cómoda y fluida, tanto en los momentos de menor ritmo de trabajo como en los picos de máximo aforo.

3. Evita sorpresas de gastos imprevistos

Los gastos inesperados pueden arruinar tu negocio de alquiler turístico, y por eso lo ideal es poder hacer previsiones. Para ello, es clave tomar notas y poder tener patrones repetidos de los gastos fijos e incluso en gran medida de los variables. Un buen programa de  facturación online puede ser una buena herramienta para que no pierdas perspectiva en ningún momento de cómo están los números de tu empresa. 

Lo ideal es que puedas llevar un control tan exhaustivo que te permita detectar patrones de gastos repetidos, así como posibles picos de productividad, necesidades de recursos puntuales y demás. Cuanta más visión global te ofrezca el programa que uses, menos necesitarás ir al detalle o perder tiempo en cálculos. Esto es importante, porque el tiempo que se invierte en la contabilidad repercute directamente en ella, restando tiempo productivo para otras tareas necesarias en el negocio que impactan en su eficacia.

7 maneras eficaces de mantener la contabilidad de tu alquiler turístico

4. Cumple con todas las obligaciones de la ley

De nada te servirá llevar una contabilidad impecable si un problema legal te puede arruinar el negocio. No descuides aspectos burocráticos esenciales, ten en regla a tus empleados, revisa la seguridad de tus instalaciones y demás. 

Asegúrate de hacer el correcto pago de servicios en plazo, lleva bien los impuestos, los registros municipales, la licencia turística, los papeles del personal, la facturación electrónica y la competitividad en precios. 

No querrás tener que perder los beneficios de tu alquiler turístico pagando abogados o indemnizaciones por daños a un cliente que te pueda demandar, o incluso un empleado. Además, llevar bien todo el tema legal te dará seguridad, confianza y fiabilidad como empresa. Cuanta más transparencia puedas ofrecer, mejor para la reputación de tu marca, y para dormir bien por las noches.

Si es necesario por falta de tiempo o conocimientos, y si tienes los recursos para ello, lo ideal es contratar a un servicio legal recurrente. Nada como contar con un experto con conocimientos jurídicos que te pueda supervisar, asesorar y hacer gestiones. Así evitarás posibles complicaciones, ganarás tiempo y sobre todo mucha tranquilidad.

5. Asegura el circulante para tu negocio

Las facturas de los proveedores pueden ser muy caras, pero no hay peor factura que la que te pasará la falta de circulante si no te proteges de ella. Evita pagar un precio irreversible por un problema de cash flow. De lo contrario, podría ser crítico para el éxito de tu empresa de alquiler turístico, afectando directamente al rendimiento y a la experiencia del cliente. Un posible intervalo de tiempo sin circulante podría conllevar el deterioro de la profesionalidad que tu negocio necesita. 

Más vale prevenir que curar, así que una buena práctica para mantener la contabilidad de tu alquiler turístico al día es financiar facturas. De esta forma, puedes optimizar tu flujo de caja evitando disgustos. Así, con este punto garantizado, tu gerencia se puede centrar en aportar valor, ver soluciones creativas, generar más eficiencia a los procesos e incluso disfrutar de tu profesión.

Una solución es el factoring, que permite obtener líneas de descuento de facturas y pagarés. También puedes optar al confirming, es decir, la gestión integral de pagos a los proveedores.

6. No explotes al límite tus recursos

En el alquiler turístico siempre conviene tener cierto margen para situaciones imprevistas. Por ejemplo, conviene tener siempre un apartamento, espacio o habitación libre. Si cuentas con un negocio de alquiler turístico con suficiente capacidad para tener beneficios, más allá de mantenerte a flote, intenta reservar un As bajo la manga. 

Nunca se sabe si puedes tener una oportunidad única, como ofrecer un servicio VIP a un cliente exclusivo. ¿Qué le podrías ofrecer si se da el caso? Vale la pena poder tener una solución para esas ocasiones, que te podría reportar beneficios extra y un punto adicional de caché a la empresa.

Por otro lado, tener margen de habitaciones o apartamentos es clave para hoteles y negocios de alquiler turístico. De lo contrario, es posible que un problema cualquiera arruine la satisfacción de algún cliente o tu reputación. ¿Tienes un plan B si un cliente se queja de algún problema en uno de tus espacios a arrendar? 

Esto mismo ocurre con otros recursos que conviene tener siempre por encima de lo necesario, como los vinculados al servicio al cliente. ¿Qué pasa si un cliente ha manchado sus toallas y necesita recambios antes de tiempo? No puedes tener todo al límite, porque podrías no poder dar respuesta en estos casos. 

Lo ideal es que diferencies entre bienes perecederos y no perecederos. Por ejemplo, tener paralizado en stock un conjunto de sábanas o gel de ducha no te supondrá pérdidas. En cambio, si no controlas bien el stock de alimentos con fecha de caducidad podrías tener pérdidas económicas.

7. Optimiza tus costes

Más allá de mejorar el control de tus costes fijos o variables, aprovecha los tiempos más tranquilos de trabajo en tu negocio para reducir gastos innecesarios. El primer paso es tener bien claro qué gastos son imprescindibles para la rentabilidad del negocio y cuáles son optativos. Ordenar prioridades es fundamental para tomar decisiones estratégicas que te vuelvan mucho más competitivo.

Por otro lado, también podrías buscar proveedores más económicos, precios mejores por compra de packs y otros. También hay empresas dispuestas a negociar determinados costes, así que todo es cuestión de hacer números y ver posibles bajadas de gasto. 

Por otro lado, es posible que a tus empleados los estés llenando de algún trabajo que no necesiten hacer, o que tengas personal poco productivo. Mejorar en ese sentido puede tener un impacto directo en tus beneficios empresariales.

Analiza bien qué empleados te están reportando más rentabilidad al negocio, y cuáles menos. Más allá de las decisiones que puedas tomar con ellos teniendo en cuenta también el factor humano, no se puede dejar de analizar al detalle el rendimiento que tiene cada uno y los gastos que supone mantener su puesto, así como la antigüedad del personal y demás.

Conclusión

Como ves, hay una serie de pasos, medidas y herramientas que puedes implementar en tu negocio de alquiler turístico para mejorar el desempeño. Asegúrate de que tu equipo esté bien formado en el seguimiento de los protocolos y en su caso en el uso de la tecnología incorporada al negocio. 

Aprovecha los tiempos de menos trabajo para esa formación y la definición de todos los procesos, así como la comunicación interna en general.

¡Mucha suerte y mucho éxito!

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